Кадровое делопроизводство и регулирование работы с персоналом

Кадровое делопроизводство и регулирование работы с персоналом

- насколько важно соблюдать правила?

 

 

На сегодняшний день эффективный менеджмент персонала невозможен без хорошего знания нормативных документов. Прежде всего, правила поведения людей на работе, перечень и порядок выполнения ими своих обязанностей регулируются нормативными правовыми актами федерального уровня.

В частности, трудовое законодательство детально регламентирует количество времени, которое работники должны затрачивать на работу и уделять своему отдыху; круг прав и обязанностей сторон трудового договора – работника и работодателя; условия, которые должны быть включены в трудовой договор; порядок оплаты труда работников и многие другие вопросы.

Кроме того, выполнение требований трудового законодательства обеспечивает работодателям уверенное прохождение проверок государственной инспекции труда и отсутствие трудовых споров с работниками.

Получается, что эффективное управление персоналом и отсутствие нарушений, выявляемых в ходе проверок и судебных споров, – это как сиамские близнецы, это неразрывные результаты правовой грамотности работодателей.

Важно понимать, что в руках у работодателей есть и свой сильный инструмент кадровой политики: локальные нормативные акты, которые, в совокупности, составляют самый настоящий свод законов каждого отдельно взятого работодателя. С одной стороны, эти документы не должны ухудшать положение работника и снижать уровень его прав и гарантий по сравнению с действующим законодательством, с другой стороны диапазон вопросов, регулируемых локальными нормативными актами, весьма широк: это и конкретные режимы и расписание работы в организации; и размеры оплаты труда, включая надбавки, доплаты и премии, которые работодатели вправе устанавливать по своему решению и самостоятельно могут регулировать их размеры, если правильно воспользоваться теми возможностями, которые дает им Трудовой кодекс; и перечень должностных и профессиональных обязанностей работника, который может быть весьма гибким, если, опять же, грамотно использовать именно ту из имеющихся в Трудовом кодексе правовых норм, которая дает работодателю максимальную степень свободы из всех возможных вариантов.

Не менее важно правильно организовать ознакомление работников с локальными нормативными актами и получить документальное доказательство как самого факта, так и своевременности ознакомления – и при приеме на работу, до подписания трудового договора; и впоследствии, в случае изменения работодателем имеющихся локальных нормативных актов либо принятия новых.

Трудовые договоры, заключаемые с работниками, также могут быть либо самыми настоящими провокаторами трудовых споров – если составлять их, не думая о возможных последствиях включения в договор тех или иных условий; либо страховкой как для организации, так и для работников от нарушения их прав и интересов другой стороной трудовых отношений.

Поэтому залогом успешной деятельности компании является не только хорошее знание рынка, продукта, способов управления материальными ресурсами и финансовыми потоками, но и серьезное отношение руководства организации к нормам трудового законодательства; хорошее, добротное знание сотрудниками, которые разрабатывают в организации документы по управлению персоналом и кадровому учету правовых норм и судебной практики; понимание, что на обучение и развитие кадровиков нужно выделять определенные финансы – как на необходимую им профессиональную литературу и периодику, так и на повышение их квалификации силами специализированных организаций.

Однако и кадровикам нужно немало потрудиться для того, чтобы создать себе репутацию сотрудников, в профессиональное развитие которых рентабельно вкладывать деньги. Кадровику необходимо понимать, что зачастую задание, невыполнимое в том виде, в котором оно сформулировано руководителем, вполне можно реализовать иными – причем сугубо легальными – правовыми способами. Например, требование руководителя сделать штатное расписание с разными окладами для нескольких работников, работающих на одной и той же должности в одном и том структурном подразделении легко осуществить на практике, только чуть видоизменив: установить работникам единый оклад ввести в штатное расписание продуманную систему надбавок.

Кадровая служба (департамент управления персоналом, отдел кадров, единственный в организации сотрудник, ведающий кадровым учетом – в том числе не только профессиональный кадровик, но и бухгалтер, секретарь и другие) это, по сути, внутриорганизационная страховая компания, цель которой – уберечь своего работодателя от санкций со стороны проверяющих органов и проигранных судебных споров, для чего необходимо уметь решать две задачи: во-первых, вовремя предостеречь руководство организации от действий, идущих вразрез с нормами закона, показав связанные с такими действиями риски; во-вторых, предложить руководителю альтернативные варианты, которые приведут к результатам, максимально близким к тем, которые желательно получить работодателю.

Достичь этой цели и решить обе задачи кадровик может только в том случае, если он умеет составлять необходимые кадровые документы. Выражение «умеет составлять» подразумевает два момента: во-первых, определить, какие конкретно документы (виды и количество) необходимо составить в том или ином случае; во-вторых, продумать содержание документа. Недостающие документы или сведения в них – это, конечно, не хорошо. Однако и избыточные как документы, так и сведения в них тоже могут создать для работодателя массу проблем. Поэтому единственно правильный путь оформления документации по принципу: «все необходимо и ничего лишнего» – это вершина профессионализма кадровика. А профессионализм приходит только с опытом. Другое дело, что нарабатывать профессионализм можно не только на своем, но и на чужом опыте, т.е. на опыте своих коллег. Для этого и существует профессиональная литература и обучение. Давно и не нами сказано: «Умный учится на своих ошибках, а мудрый – на чужих». Другими словами, умный(ой-ли?) «варится в собственном соку», осваивая работу методом проб и ошибок, набивая шишки – причем не только себе, но и тем, кто ему доверился, т.е. своему работодателю. Мудрый же постигает профессию, не только анализируя законодательство, методические документы и судебную практику, но и пользуясь опытом коллег, для чего читает литературу и посещает семинары.

А ведь в кадровых процедурах есть аспекты, по которым – то ли в результате сложности законодательных формулировок, то ли в результате недостаточного внимания к этим аспектам правоприменителей – нарушения имеются, по статистике государственной инспекции труда, почти у 100 процентов работодателей. Это оформление полной материальной ответственности работников, заключение срочных трудовых договоров, оформление на работу несовершеннолетних и соблюдение предусмотренных для них гарантий, ведение трудовых книжек и некоторые другие.

Большие возможности открываются нам и при творческом подходе к унифицированным формам, в которые разрешено – причем иногда это просто необходимо – вносить дополнительные графы, строки (включая свободные), вкладные листы и даже дополнительные реквизиты (правда, последнее изменение – добавление реквизитов – необходимо оформлять приказом или распоряжением работодателя). В частности, раздел «Отпуск» в личной карточке работника (унифицированная форма № Т-2) содержит таблицу, состоящую всего из нескольких строк. В эту таблицу кадровик обязан вписывать каждый отпуск, предоставляемые работнику, как оплачиваемый, так и без сохранения заработной платы, в том числе и части отпусков, если ежегодный оплачиваемый отпуск был разделен на части. Нет ничего удивительного, что строки этой таблицы во многих личных карточках заканчиваются уже через один-два года работы работника в организации. Выход из положения очень прост (если, конечно, его знать): сделать вкладной лист в личную карточку, таблица на котором может занимать всю страницу, и даже 2 страницы (если печатать с оборотом). А если закончится даже такой вкладной лист, можно ведь сделать и еще один!

И подобных маленьких «хитростей» – которые, на самом деле и являются-то вовсе не хитростями, а результатом знания кадровиком нормативной базы: требований, запретов и разрешений, в ней содержащихся – очень много.

В работе кадровика важно не только точное и четкое оформление документов, но и правильная организация регистрации хранения документов и формирования дел позволяет создать надежную доказательственную базу, которая не только обеспечит работодателю гарантированный выигрыш в любом трудовом споре, но и предотвратить их возникновение: ведь на пустом месте претензии работников не возникает, для них должна быть почва. А почвой для жалоб и судебных исков работников являются как нарушения работодателями правовых норм и, следовательно, прав работников, так и ошибки кадровиков.

С другой стороны, опыт общения автора этой статьи с кадровиками-практиками (да и свой собственный многолетний опыт работы в кадровой службе) показывает, что порой кадровики делают много лишней работы, уделяя избыточное внимание вопросам, которые не имеют ни правового, ни практического, ни даже психологического (с точки зрения формирования трудовой мотивации у работников) значения, создавая иногда документы, в которых нет необходимости, или делая вместо простого короткого документа, на который можно было бы потратить 5-7 минут, почти энциклопедию, затрачивая на эту работу часы.

Сделать правильный выбор, принять верное решение – что делать необходимо, как это сделать лучше, а на что не стоит тратить свои время и силы, помогает профессионализм и опыт, опыт и профессионализм. Единственный путь совершенствования профессионализма и приобретения опыта – не бояться работы, и уметь находить время для саморазвития, в первую очередь – для чтения нормативных и методических документов, изучения судебной практики. И тогда авторитет кадровика будет непререкаем не только для рядовых работников организации и сотрудников смежных подразделений (к примеру, юридического отдела), но и для руководителя организации.